Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te laten weten hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. In deze verklaring omschrijven we wie wij zijn, hoe en met welke doelen we uw gegevens verwerken, op welke manier u hier invloed op kunt uitoefenen en wat verder nog belangrijk is om te weten.
Met deze verklaring hebben we geprobeerd zo helder en leesbaar mogelijk te omschrijven hoe we uw gegevens verwerken. Heeft u na het lezen nog vragen, neem dan contact met ons op. Wij kunnen altijd toelichting geven.
Tot slot: voor ons is het belangrijk om onze dienstverlening zo optimaal mogelijk af te stemmen met u en onze opdrachtgevers. Dit betekent dat we ons ontwikkelen en ook dat de verwerkingen van persoonsgegevens kunnen veranderen. We houden u op de hoogte door deze privacyverklaring actueel te houden. Wij raden u aan de privacyverklaring daarom regelmatig te raadplegen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 18 februari 2021.
Wie zijn wij
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door:
VLOWW BV
KVK 73807796
Van Oldenbarneveldtstraat 117 6827 AM Arnhem
info@vloww.nl
Dit betekent dat ook werknemers van VLOWW met uw gegevens kunnen werken. Met hen hebben we afspraken gemaakt over de omgang met uw persoonsgegevens.
HET GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR VLOWW
VLOWW krijgt persoonsgegevens van u, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de website, email, telefoon en app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens krijgen via derden, in het kader van onze dienstverlening. Denk hierbij aan gegevens die wij van uw werkgever krijgen.
Hoe en welke gegevens wij voor u verwerken, leest u hieronder.
PERSOONSGEGEVENS
Om duidelijk te krijgen welke gegevens wij verwerken, hebben we ze in categorieën ondergebracht. Achter iedere categorie ziet u gespecificeerd welke gegevens daarbij horen. De gegevens die hier vermeld staan, zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van onze werkzaamheden.
Personalia
• achternaam, voornaam en voorletters
• adresgegevens
• contactgegevens: telefoon, email en mobiel nummer
• geboortedatum
• geslacht
• pasfoto
Gezondheidsgegevens
• rapportage bedrijfsarts
• arbeidsdeskundig rapport
• functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• kansen en belemmeringen op de arbeidsmarkt
• beschikbaarheid
• beroepswens
• vaardigheden en competenties
• aanleiding en doel van onze dienstverlening
• type traject
• probleemanalyse
• WIA-beschikking, VA-rapportage UWV en AD-rapportage UWV
• testuitslagen (assessments)
• gegevens in het plan van aanpak van uw werkgever
Dienstverband/ arbeidsverleden
• functie, salaris, contracturen, eerste ziektedag en datum indiensttreding
• arbeidsovereenkomst
• detacheringsovereenkomst
• Curriculum Vitae
• rijbewijs
Trajectinformatie
• gespreksverslagen
• looptijd van het traject
• sollicitatie-activiteiten
• zoekprofiel
• behaalde resultaten
Interactie-gegevens
• digitale correspondentie
• klachten
• berichten via de website
• zoekopdrachten op de website
• websitelogin (gebruikersnaam en wachtwoord)
• IP-adres
Betalingsgegevens
• wanneer u als particulier bij ons diensten aanschaft
MET WELK DOEL?
VLOWW werkt voor opdrachtgevers, zoals voor uw (toekomstige) werkgever. Wij geven advies over verzuim en re-integratie. Werkgevers en andere opdrachtgevers huren ons in om voor hen de werkzaamheden uit te voeren. Zo helpen wij zieke werknemers en mensen met afstand tot de arbeidsmarkt bij hun re-integratie naar (ander) werk en adviseren wij werkgevers over verzuim – zoals bijvoorbeeld de daarbij behorende wetgeving, kosten op korte en lange termijn – en we adviseren over de mogelijkheden om verzuim te voorkomen. Wij verzamelen uw gegevens dus om onze opdracht te kunnen uitvoeren.
We hebben voor u op een rijtje gezet waarvoor we uw gegevens gebruiken:
Communicatie:
• het onderhouden van contact met u, het maken van afspraken
• identificatie
Administratie:
• facturering en financiële bewijslast
• innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen
• het voeren van geschillen
• het uitvoeren van administratieve handelingen als planning, samenstellen offerte op naam
• verantwoordingsverklaring aan opdrachtgever
Kwaliteits- en managementdoeleinden
• een goede en efficiënte dienstverlening
• beheer van het kandidatenbestand
• monitoren van inspanningsverplichting
• marketingdoeleinden
• benchmarking
• managementdoeleinden
• verbetering van de dienstverlening
• het afhandelen van klachten, vragen en opmerkingen
Wet- en regelgeving
• nakoming van wettelijke verplichtingen
Uitvoering overeenkomst
• rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening
• de re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid
• het verzorgen van trainingen
• toetsing passend werk, bewijslast keurmerk
• het bieden van begeleiding naar passend werk, bepalen van zoekrichting, plaatsing op passend werk
GRONDSLAGEN
Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens omdat ze deel uitmaken van de overeenkomst met u, en om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht.
Wij verwerken persoonsgegevens vanuit een juridische grondslag, omdat VLOWW hier ‘gerechtvaardigde belangen’ bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:
• het zo efficiënt mogelijk kunnen verlenen van haar dienstverlening
• de bescherming van haar financiële belangen
• de verbetering en uitvoering van haar diensten
• beveiliging en het beheer van haar systemen
• uitvoering van de overeenkomst waarbij u een partij bent
• verantwoording van de werkprocessen aan opdrachtgevers
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van toestemming, dan zullen wij hierom afzonderlijk vragen met een toestemmingsformulier. Op dit toestemmingsformulier hebben we de betreffende verwerkingen en doeleinden vermeld.
VERSTREKKING AAN DERDEN
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens uitwisselen. We kunnen hiervoor gebruik maken van bijvoorbeeld de IT-leveranciers van onze website en onze systemen, testbureaus of ingeschakelde ZZP’ers.
Bij de uitvoering van onze werkzaamheden maken we gebruik van professionele instrumenten zoals bijvoorbeeld assessments, trainingen en een vacaturebank. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.
Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden, wanneer wij aan een wettelijke verplichting moeten voldoen. Wij zullen uw gegevens niet verstrekken voor commerciële doelen of goede doelen.
DOORGIFTE VAN UW GEGEVENS BUITEN DE EU
Uw gegevens kunnen wel worden opgeslagen door derden buiten de EU, door ons gebruik van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.
HOE LANG WIJ UW GEGEVENS BEWAREN
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden die wij in deze privacyverklaring hebben genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om die doelen te bereiken. Uw trajectgegevens bewaren wij daarom maximaal twee jaar na afloop van het traject, waarna ze geanonimiseerd worden.
Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat VLOWW zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht. Dit is een termijn van zeven jaar.
HOE WIJ UW GEGEVENS BEVEILIGEN
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies en toegang van onbevoegden. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen, die zijn vastgelegd in ons beveiligingsbeleid. Onze IT-leveranciers voldoen aan de ISO 27001-norm en wij hebben duidelijke afspraken gemaakt met derden over de omgang met uw persoonsgegevens.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens zijn verschillende medewerkers en afdelingen betrokken, zoals bijvoorbeeld onze administratie. Wij zorgen er voor dat alleen de gegevens worden verwerkt die strikt noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden.
COOKIES
Om de online dienstverlening te verbeteren, worden op de website cookies gebruikt. Het is mogelijk dat via deze cookies uw IP-adres en systeeminformatie van uw apparaat wordt verwerkt door derden.
UW RECHTEN
U heeft de volgende rechten:
INZAGE/ RECTIFICATIE
Wanneer u bij ons ingeschreven staat of heeft gestaan mag u te allen tijde met uw coach in ons rapportagesysteem TRAVIS (online clientportal) kijken. U heeft dan direct inzage in een deel van de door ons vastgelegde persoonsgegevens. U kunt uw gegevens inzien en indien nodig corrigeren.
BEPERKING VAN DE VERWERKING EN WISSEN
Stel: er ontstaat tussen ons onenigheid of u heeft een klacht. Zolang dit conflict niet is opgelost, zullen we stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.
Maar onze dienstverlening moet wel doorgaan, er is tenslotte een overeenkomst met onze opdrachtgever. Wij verwerken daarom alleen de gegevens die daarvoor strikt noodzakelijk zijn, tot het conflict met u is opgelost. U kunt ons ook vragen de gegevens te laten wissen zodra ze voor onze administratie niet meer nodig zijn.
RECHT OP OVERDRAAGBAARHEID
U heeft ook een recht op overdraagbaarheid. Dat betekent dat u de persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt, kunt overdragen aan een andere verwerkings-verantwoordelijke (iemand anders dan VLOWW). U moet daar wel speciaal om vragen. Verder kan dit recht worden gebruikt wanneer het absoluut nodig is om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.
BEZWAAR/ VERZET
U kunt natuurlijk ook bezwaar aantekenen. Dit kan in een aantal gevallen:
• Vanwege uw persoonlijke omstandigheden. Hierbij is het wel belangrijk dat de verwerking door ons (of door een derde) nodig is om ons werk uit te voeren. Wanneer hier een belangrijke persoonlijke reden voor is, stoppen wij met het verwerken van uw persoonsgegevens – tenzij ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de verwerking te stoppen;
• Wanneer wij aan direct marketing doen en u wilt dit niet;
• Wij verwerken uw gegevens ook voor managementdoeleinden. Als u dit niet wilt, laat het ons dan weten.
INTREKKEN TOESTEMMING
Wanneer u ons toestemming heeft gegeven uw foto te verwerken, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken.
KLACHT
Natuurlijk kunt u ook een klacht indienen. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door VLOWW, laat dit dan vooral aan ons weten. Wij werken met een klachtenprotocol om klachten zo goed mogelijk te kunnen afhandelen. Maar mochten wij er samen met u toch niet uit komen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
BENT U VERPLICHT GEGEVENS TE VERSTREKKEN?
U bent niet verplicht uw gegevens te verstrekken, maar de verwerking van uw gegevens (zoals wij die hierboven hebben vermeld) is voor ons wel noodzakelijk om onze overeenkomst met uw werkgever en/ of onze opdrachtgever uit te kunnen voeren. Wanneer u hier moeite mee heeft, neemt u dan contact op met uw werkgever.
VRAGEN?
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u die sturen naar:
info@vloww.nl of VLOWW BV, Van Oldenbarneveldtstraat 117, 6827 AM in Arnhem.
Om misbruik van deze rechten te voorkomen, vragen wij u bij het indienen van uw verzoek om identificatie, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto onleesbaar/ onherkenbaar te maken. U kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.
Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door VLOWW BV en niet op verwerkingen via websites van derden waarvan een hyperlink is opgenomen op onze website. Wij doen overigens niet aan profiling en/ of andere geautomatiseerde besluitvormingen.
WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 18 februari 2021.
VLOWW BV kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van veranderingen.
